Wat zijn de verplichtingen voor een vzw die opteert voor de btw-vrijstelling omdat de omzet kleiner is dan 25.000 Euro?

Opteren voor de vrijstellingsregeling kleine ondernemingen houdt niet in dat de vzw van alle btw-formaliteiten vrijgesteld is. Er moet dan wel gene btw gerekend worden op de verkopen en er moeten geen periodieke btw-aangiftes ingediend worden, maar andere btw-verplichtingen blijven wel van toepassing.

Volgende verplichtingen moeten gerespecteerd worden:

- Het ondernemingsnummer van de vzw activeren als btw-nummer en opteren voor de vrijstellingsregeling (voor de toepassing van de vrijstellingsregeling moet dus een aanvraag ingediend worden);

- Vóór 31 maart van elk jaar een klantenlisting indienen. Ook als er geen klanten te vermelden zijn op deze klantenlisting. Hierop moet u het jaarlijks btw-plichtig omzetcijfer van uw vzw doorgeven. Dit is een controle in verband met het respecteren van de omzetgrens van 25.000 euro;

- De ontvangen facturen in chronologische volgorde bewaren, bijhouden van een inkomend factuurboek;

- De uitgereikte facturen bewaren en nummeren, bijhouden van een uitgaand factuurboek;

- Een dagboek van ontvangsten (dagontvangstenboek) houden;

- Een tabel van bedrijfsmiddelen houden;

- In voorkomend geval een intracommunautaire listing indienen;

- In voorkomend geval een bijzondere btw-aangifte indienen (van toepassing bij o.a. aankopen van intracommunautaire diensten);

- Facturen opmaken volgens dezelfde regels die gelden voor andere btw-plichtigen, weliswaar zonder btw in rekening te brengen maar met de volgende vermelding: "Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen".

- De vzw registreren op het peppol-netwerk om te kunnen voldoen aan de verplichting tot e-facturatie. Dit zowel voor het versturen van facturen als het ontvangen van facturen.

- Bij het laten uitvoeren van werken in onroerende staat door een in België gevestigde aannemer is er een verbod om het btw-nummer mee te delen aan de aannemer. Als de kleine onderneming ondanks dit verbod toch haar btw-nummer meedeelt en de aannemer geen BTW in rekening brengt voor deze dienstverrichting, zal de administratie zich rechtstreeks tot de kleine onderneming wenden om de BTW in te vorderen. Hetzelfde principe geldt voor intracommunautaire aankopen (= aankopen bij een leverancier binnen de EU) van goederen onder het drempelbedrag van 11.200 euro.